4 acciones clave para que rinda tu tiempo

Estarás de acuerdo conmigo respecto a que cualquier actividad que realicemos necesita un tiempo específico; tiempo que quizás no tenemos o encontramos por las múltiples actividades que debemos ATENDER DE MANERA URGENTE, por ejemplo:

  1. Asistencia a reuniones (en donde no necesariamente se requiere tu presencia)
  2. Respuestas a correos electrónicos ¡Tu bandeja de entrada, está llena!
  3. Atender otros temas por falta de personal, sobrecarga de trabajo…y así puede seguir la lista de las actividades. De tal forma que cuando nos damos cuenta el día ha concluido y nosotros junto con él ¡un día muy agotador!

Por lo anterior, es importante concientizarnos que un día solo tiene 24 horas ¿y has pensado  cómo aprovechas estas horas? ¿cuál es tu productividad? ¿cubres tus objetivos o metas planteadas? ¿cuánto tiempo inviertes al trabajo, tu vida personal, familiar, amistades, ejercicio,  etc.? ¿cómo cuidas y administras tu tiempo?.

Es importante reflexionar sobre nuestras respuestas; quisiera ofrecerte una; pero cada ritmo es diferente. El reto es: aprender a administrar tu tiempo: planearlo, organizarlo y ejecutar las actividades importantes y urgentes en el momento adecuado.

Hoy, te compartiré 4 acciones clave para administrar mejor tu tiempo, pero recuerda…este trabajo conlleva bases como: disciplina, constancia y efectividad.

 

ACCIÓN 1: Identifica y enlista en tu agenda las actividades que vas a realizar con duración estimada.

Si bien es cierto, existen actividades de compromiso, recreación y rutinarias dentro de tu ritmo de vida, algunas de ellas son compromisos difíciles de no cubrir y que resultan indispensables para lograr tus objetivos. Por lo general estas actividades (compromisos) las conoces con alguna anticipación ¿cierto? Estos compromisos serán la base para administrar tu tiempo ya que tienes que realizarlos para lograr lo que te propones. Dado que son indispensables comienza por enlistarlos y contempla la duración de cada una de ellas, posteriormente resalta aquellas en donde inviertes más tiempo. Por ejemplo:

Actividad: Compromisos que sí o sí debo cumplir hoy

Duración: 3 horas

a.Seguimiento a equipo de trabajo (30 min.)

b.Revisión de indicadores de éxito para reporte de resultados (2 horas)

c.Reunión con área marketing y comercial (30 min.)

Actividad: Recreación durante mi jornada

Duración: 12 horas

a.Salir a fumar o comprar un dulce, agua, etc., con tus compañeros(as) de trabajo (30 min.)

b.Platicar con compañeros (as) de trabajo (30 min.)

c.Usar teléfono inteligente (8 horas)

d.Visitar amigos (2 horas)

e.Hacer ejercicio (1 hora)

Actividad: Rutinarias

Duración: 8 horas

a.Revisar bandeja de entrada de correo electrónico/ actividades propias del puesto (5 horas)

b.Reportarse con el jefe (1 hora)

c.Salir a comer (1 hora)

d.Dar seguimiento a actividades propias del puesto (1 hora)

Con ello, te darás cuenta a qué le inviertes más tiempo. Si tu tiempo mayormente consumido es en actividades de recreación ¡cuidado, es necesario disminuir este ladrón de tiempo! pero no todo está perdido. Para eso está la siguiente acción…

ACCIÓN 2. Reorganiza da prioridad a tus actividades importantes.

Tenemos tantas actividades que a veces nos preguntamos ¿a qué le damos prioridad? ¿con cuál comenzamos o a cuál atendemos? ¡todo en 1 no se puede! Jerarquizar significa ordenar, si ordenamos priorizamos. Ordena las actividades que enlistaste anteriormente, para ello considera la prioridad, importancia y urgencia con la cuál debes ejecutar las actividades. Recuerda identificar aquellas actividades que alteran laejecución de otras, te recomiendo que éstas las priorices pues avanzas tú y avanzan otros.

ACCIÓN 3. Comunica e implementa la negociación para definir tiempos de actividades.

Seguramente al estar ordenando tus actividades, te darás cuenta que algunas de ellas se empalman con otras -igual de importantes-, este es un buen momento para levantar la mano y dirigirte con la persona correspondiente con el fin de comunicar y negociar el movimiento de una reunión, fecha de entregable, etc. Es indispensable que para esta reunión plantees 2 o3 propuestas de calendario con su respectiva justificación, de esta manera, la persona conocerá cómo te encuentras en tu agenda y así será más sencillo entenderte y ajustar algún cambio.

ACCIÓN 4. Disminuye tus ladrones de tiempo.

Si bien, el uso del celular se ha convertido en un amigo inseparable, es necesario poner a este “amigo” un buen límite. Tu amigo se ha convertido en un ladrón del tiempo que te distrae y te desenfoca de tus actividades prioritarias. Forbes[1] cita que el valor de comercio electrónico vía teléfono inteligente es de 18% del total en México, por encima de 12% en Estados Unidos. El tiempo promedio de conexión por persona es de 5 horas y 36 minutos al día, según datos de AMIPCI.

El ladrón del tiempo es asombroso ¿cierto? Sin embargo, tú tienes el poder de controlarlo y limitarlo, todo es cuestión de disciplina, constancia y efectividad.

Para hacer tu tiempo efectivo, te recomiendo ponerte límites claros contigo mismo, por ejemplo: establece un tiempo para responder whats app, facebook, twitter, etc.

Recuerda que el autocontrol modera tus reacciones y mejora tus acciones.

Te invito a poner en acción estos 4 puntos para administrar mejor tu tiempo y escríbeme para saber ¿cómo te fue?

 

¡Nos seguimos!

 

[1] http://www.forbes.com.mx/cuanto-tiempo-pasas-en-redes-sociales/#gs.MT=tb7w